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Wie Sie intern arbeiten

Fragebogen vor der Analyse · 36 Fragen · rund 10 Minuten

Dieser Fragebogen hilft mir zu verstehen, wie Ihr Betrieb im Alltag läuft: worüber Kunden hereinkommen, wer was macht und mit welchen Werkzeugen. Aus Ihren Antworten schreibe ich einen Bericht darüber, wohin die Zeit geht und was sich automatisieren lässt — sortiert danach, was sich am meisten lohnt.

Das dauert rund 10 Minuten. Antworten Sie in Ihren eigenen Worten, so wie Sie es mir am Telefon erzählen würden. Technisches Vorwissen brauchen Sie nicht.

Drei Dinge vorab

Was Sie nicht wissen, lassen Sie offen. Schreiben Sie einfach „weiß ich nicht». Eine ehrliche Lücke ist besser als eine erfundene Zahl: der Bericht weist aus, was fehlt.
Ungefähre Zahlen genügen. „Etwa 30 Anrufe pro Woche» reicht völlig. Sie müssen nichts nachschlagen.
Schicken Sie mir keine Kundendaten. Keine Listen, keine Akten, keine Rechnungen, keine Passwörter, keine Zugänge zu Ihren Programmen. Hier geht es ausschließlich um Werkzeuge und Abläufe. Sollte mich so etwas erreichen, schicke ich es ungeöffnet zurück.

Block 1 · Der Betrieb

P1. Name des Betriebs

P2. Was Sie machen, in einem Satz

P3. Stadt

P4. Wie viele Personen arbeiten bei Ihnen, und wer macht was? Zum Beispiel: „3: ich betreue Kunden und mache Angebote, mein Partner produziert, und eine Halbtagskraft am Empfang».

P5. Öffnungszeiten für Kunden

P6. Wie viele Kunden betreuen Sie ungefähr pro Woche?

Block 2 · Wie Kunden zu Ihnen kommen

P7. Worüber wird Kontakt aufgenommen? Bitte nach Häufigkeit ordnen Telefon, WhatsApp, Instagram, Formular auf der Website, E-Mail, Laufkundschaft, sonstiges.

P8. Wer beantwortet diese Anrufe und Nachrichten, und über welches Gerät? Zum Beispiel: „die Empfangskraft über ihr privates Handy» oder „ein Firmenhandy, das am Tresen liegt».

P9. Wie lange dauert es normalerweise, bis eine Nachricht beantwortet wird?

P10. Was passiert mit Anrufen und Nachrichten, die außerhalb der Öffnungszeiten eingehen oder während Sie mit Kunden beschäftigt sind? Wissen Sie, wie viele unbeantwortet bleiben?

P11. Wie viele Anfragen von neuen Kunden kommen ungefähr pro Woche herein?

Block 3 · Termine und Kalender

Wenn in Ihrem Betrieb nicht mit Terminen gearbeitet wird, überspringen Sie diesen Block und schreiben Sie „wir arbeiten ohne Termine».

P12. Wo werden die Termine eingetragen? Papierkalender, Excel, Google Kalender, ein bestimmtes Programm: welches?

P13. Wer trägt sie ein, und von wo aus lässt sich der Kalender einsehen?

P14. Kann der Kunde selbst online buchen, ohne anzurufen?

P15. Wie erinnern Sie den Kunden an den Termin? Wer macht das, und wie viel Zeit geht pro Woche dafür drauf?

P16. Wie viele Termine gehen verloren, weil Kunden nicht erscheinen oder kurzfristig absagen? Wie hoch ist der durchschnittliche Umsatz pro Termin?

Block 4 · Angebote, Zahlung und Rechnungen

P17. Wie erstellen Sie ein Angebot, und wie kommt es zum Kunden?

P18. Wie viele Angebote verschicken Sie pro Monat, und wie viele werden zu Aufträgen?

P19. Wie wird bezahlt? Bar, Karte, Überweisung, Onlinezahlung, Ratenzahlung…

P20. Wer schreibt die Rechnungen und mit welchem Programm? Wie viel Zeit kostet das im Monat?

P21. Gibt es offene Posten oder Zahlungen, die anzumahnen vergessen wird?

Block 5 · Nach dem Verkauf

P22. Wenn ein Kunde fertig ist — was passiert dann? Sprechen Sie ihn noch einmal an?

P23. Bitten Sie um Bewertungen? Wenn ja, wie? Wie viele haben Sie aktuell und mit welcher Note?

P24. Sollten Ihre Kunden in bestimmten Abständen wiederkommen (Kontrolle, Wartung, Auffrischung, Verlängerung)? Wie erinnern Sie sie daran?

P25. Verschicken Sie in bestimmten Abständen Mitteilungen (Neuigkeiten, Angebote, Erinnerungen)? Mit welchem Werkzeug?

Block 6 · Werkzeuge und Daten

P26. Liste der Programme und Apps, die Sie bezahlen Zu jedem: Name, wofür Sie es nutzen und was es im Monat kostet, falls bekannt.

P27. Wo liegen die Informationen über Ihre Kunden? Ein Programm, eine Excel-Datei, der Papierkalender, das Handy von jemandem, mehreres gleichzeitig.

P28. Gibt es davon eine Sicherung? Wer macht sie und wie oft?

P29. Wer hat Zugriff auf diese Informationen? Und eine unangenehme Frage: wenn diese Person morgen ausfällt, kann der Betrieb weiterlaufen?

P30. Welche Zahlen schauen Sie sich monatlich an, um zu wissen, ob es gut läuft?

Block 7 · Zeit, KI und Ziele

P31. Die 3 wiederkehrenden Aufgaben, die am meisten Zeit fressen Bitte zu jeder angeben, wie viel Zeit pro Woche — geschätzt genügt.

P32. Was kostet ungefähr eine Arbeitsstunde der Person, die diese Aufgaben erledigt? Gemeint sind die Kosten für das Unternehmen, ungefähr. Wenn Sie es lieber nicht sagen, ist das in Ordnung.

P33. Haben Sie schon ein Werkzeug für künstliche Intelligenz oder Automatisierung ausprobiert? Was ist dabei herausgekommen?

P34. Was würde Sie beim Einsatz künstlicher Intelligenz gegenüber Ihren Kunden beunruhigen?

P35. Wenn Sie eine einzige Sache im Alltag reparieren könnten — welche wäre das?

P36. Welches Budget haben Sie für die Einrichtung im Kopf? Und für die monatliche Betreuung?

Danke. Damit habe ich genug, um den Bericht vorzubereiten.

Falls etwas unvollständig geblieben ist, schicken Sie es trotzdem: gearbeitet wird mit dem, was da ist, und was fehlt, wird im Bericht als offen ausgewiesen.

So schicken Sie es zurück: auf „Meine Antworten kopieren» klicken und in eine E-Mail an info@neurohain.com einfügen — oder „Drucken oder als PDF sichern» nutzen und die Datei schicken.