Appointments that confirm themselves. Patients that come back. Paperwork that handles itself. Your clinic on autopilot. Termine, die sich selbst bestätigen. Patienten, die zurückkommen. Papierkram, der sich selbst erledigt. Ihre Praxis im Autopilot. Citas que se confirman solas. Pacientes que vuelven. Papeleo que se hace solo. Tu clínica en piloto automático.
VetFlow AI™ is the operating system for veterinary clinics that eliminates no-shows, automates follow-ups and frees your team from repetitive administrative work — without changing your current software. VetFlow AI™ ist das Betriebssystem für Tierarztpraxen, das No-Shows eliminiert, Follow-ups automatisiert und Ihr Team von sich wiederholenden Verwaltungsarbeiten befreit — ohne Ihre aktuelle Software zu ändern. VetFlow AI™ es el sistema operativo para clínicas veterinarias que elimina no-shows, automatiza seguimientos y libera a tu equipo del trabajo administrativo repetitivo — sin cambiar tu software actual.
The real cost of running on manual. Die echten Kosten des manuellen Betriebs. El costo real de operar en manual.
What it's costing your clinic right now — without automation. Was Ihre Praxis gerade kostet — ohne Automatisierung. Lo que le está costando a tu clínica ahora mismo — sin automatización.
Common challenges in veterinary clinics Häufige Herausforderungen in Tierarztpraxen Desafíos comunes en clínicas veterinarias
Recognize any of these? Erkennen Sie diese? ¿Reconoces alguno de estos?
5 modules. One complete system. Plus an expansion when you're ready. 5 Module. Ein komplettes System. Und eine Erweiterung, wenn Sie bereit sind. 5 módulos. Un sistema completo. Y una ampliación cuando estés listo.
Automatic appointment management Automatische Terminverwaltung Gestión automática de citas
Automatic confirmations when booking. WhatsApp reminders 24h and 2h before. Automatic rescheduling if the client can't make it. Synced with Google Calendar. Automatische Bestätigungen bei der Buchung. WhatsApp-Erinnerungen 24h und 2h vorher. Automatische Umplanung, wenn der Kunde nicht kann. Synchronisiert mit Google Calendar. Confirmaciones automáticas al reservar. Recordatorios WhatsApp 24h y 2h antes. Reprogramación automática si el cliente no puede. Sincronizado con Google Calendar.
Preventive health reminders Präventive Gesundheitserinnerungen Recordatorios de salud preventiva
After registering the visit, the system calculates the next vaccine, deworming or check-up and sends automatic reminders. A second reminder goes out if there is no response. Nach der Registrierung des Besuchs berechnet das System die nächste Impfung, Entwurmung oder Kontrolle und sendet automatische Erinnerungen. Eine zweite Erinnerung wird gesendet, wenn keine Antwort erfolgt. Tras registrar la visita, el sistema calcula la próxima vacuna, desparasitación o revisión y envía recordatorios automáticos. Un segundo aviso si no hay respuesta.
Post-consultation follow-up Follow-up nach der Beratung Seguimiento post-consulta
Automatic message the next day. Structured follow-up questions. If risk keywords are detected — immediate alert to the team. Full record kept in CRM. Automatische Nachricht am nächsten Tag. Strukturierte Follow-up-Fragen. Wenn Risiko-Schlüsselwörter erkannt werden — sofortige Benachrichtigung des Teams. Vollständiges Protokoll im CRM. Mensaje automático al día siguiente. Preguntas de seguimiento estructuradas. Si se detectan palabras clave de riesgo — alerta inmediata al equipo. Registro completo en el CRM.
Lead management and qualification Lead-Verwaltung und -Qualifizierung Gestión y cualificación de leads
WhatsApp, Instagram or web inquiry — lead created automatically. Initial response based on keywords. Booking link sent. Saved in CRM. WhatsApp-, Instagram- oder Web-Anfrage — Lead automatisch erstellt. Erste Antwort basierend auf Schlüsselwörtern. Buchungslink gesendet. Im CRM gespeichert. Consulta por WhatsApp, Instagram o web — lead creado automáticamente. Respuesta inicial según palabras clave. Enlace de reserva enviado. Guardado en CRM.
Document automation Dokumentenautomatisierung Automatización documental
Automatic generation of visit reports. Creation and sending of pre-surgery consent forms. Archiving of photos and documents by pet and client in Google Drive. Automatische Generierung von Besuchsberichten. Erstellung und Versendung von Einwilligungsformularen vor der Operation. Archivierung von Fotos und Dokumenten nach Haustier und Kunde in Google Drive. Generación automática de informes de visita. Creación y envío de consentimientos pre-cirugía. Archivado de fotos y documentos por mascota y cliente en Google Drive.
Segmented marketing campaigns Segmentierte Marketingkampagnen Campañas de marketing segmentadas
Automatic messages based on history: dental cleaning reminders, offers by pet type, monthly health newsletter, campaigns for pending treatments. Client reactivation without manual work. Automatische Nachrichten basierend auf dem Verlauf: Erinnerungen zur Zahnreinigung, Angebote nach Tierart, monatlicher Gesundheitsnewsletter, Kampagnen für ausstehende Behandlungen. Kundenreaktivierung ohne manuelle Arbeit. Mensajes automáticos por historial: recordatorios de limpieza dental, ofertas por tipo de mascota, newsletter mensual de salud, campañas por tratamiento pendiente. Reactivación de clientes sin trabajo manual.
Available from month 2, once your system is up and running and your client history feeds the campaigns.Verfügbar ab Monat 2, sobald Ihr System läuft und Ihre Kundenhistorie die Kampagnen speist.Disponible a partir del mes 2, cuando tu sistema ya está rodando y tu historial de clientes alimenta las campañas.
Guaranteed to go live — or you don't pay the rest. Garantiert live — oder Sie zahlen den Rest nicht. Garantizado que entra en funcionamiento — o no pagas el resto.
If your system is not live and working as promised, you do not pay the second installment. That is our commitment. Wenn Ihr System nicht live und wie versprochen funktioniert, zahlen Sie die zweite Rate nicht. Das ist unser Engagement. Si tu sistema no está en funcionamiento como se prometió, no pagas el segundo plazo. Ese es nuestro compromiso.
VetFlow AI™ vs. Generic Software VetFlow AI™ vs. generische Software VetFlow AI™ vs. Software Genérico
How it works — 3 steps Wie es funktioniert — 3 Schritte Cómo funciona — 3 pasos
Discovery Call (30 min) Discovery Call (30 Min) Llamada de descubrimiento (30 min)
We understand your clinic's current process, pain points, and goals. You understand exactly what VetFlow AI™ will do for you. Wir verstehen den aktuellen Prozess, die Schmerzpunkte und Ziele Ihrer Praxis. Sie verstehen genau, was VetFlow AI™ für Sie tun wird. Entendemos el proceso actual de tu clínica, los puntos de dolor y los objetivos. Tú entiendes exactamente lo que VetFlow AI™ hará por ti.
System Built System aufgebaut Sistema construido
We map your workflow, build the 5 automation systems, connect WhatsApp + Google Calendar, test everything, and train your team. Wir kartieren Ihren Workflow, bauen die 5 Automatisierungssysteme, verbinden WhatsApp + Google Kalender, testen alles und schulen Ihr Team. Mapeamos tu flujo, construimos los 5 sistemas de automatización, conectamos WhatsApp + Google Calendar, probamos todo y formamos a tu equipo.
Go Live 🚀 Go Live 🚀 Go Live 🚀
System live. WhatsApp confirmations running. No-shows already dropping. Full ROI visible. System live. WhatsApp-Bestätigungen laufen. Nichterscheinen bereits rückläufig. Vollständiger ROI sichtbar. Sistema en producción. Confirmaciones WhatsApp funcionando. Ausencias ya bajando. ROI completo visible.
Transparent pricing — pick the pack that fits your clinic. Transparente Preise — wählen Sie das Paket, das zu Ihrer Praxis passt. Precios transparentes — elige el pack que encaja con tu clínica.
One-time setup + first-year service fee (hosting, monitoring, updates & support). From year 2, you decide: renew the service or take over your own infrastructure — the system is yours and keeps running. No lock-in. Einmaliges Setup + Service-Gebühr im ersten Jahr (Hosting, Monitoring, Updates & Support). Ab Jahr 2 entscheiden Sie: Service verlängern oder eigene Infrastruktur übernehmen — das System gehört Ihnen und läuft weiter. Kein Lock-in. Setup único + cuota de servicio el primer año (hosting, monitoreo, actualizaciones y soporte). Desde el año 2, tú decides: renuevas el servicio o asumes tu infraestructura — el sistema es tuyo y sigue funcionando. Sin lock-in.
- ✓ M1 · Smart appointment managementSmarte TerminverwaltungGestión inteligente de citas
- ✓ M2 · Preventive health remindersVorsorge-ErinnerungenRecordatorios preventivos
- ✓ M3 · Post-consultation follow-upNachsorge-Follow-upSeguimiento post-consulta
- ✓ M1 + M2 + M3 (Base)
- ✓ M4 · Lead qualification & responseLead-Qualifizierung & AntwortCalificación y respuesta de leads
- ✓ M5 · Document automationDokumentautomatisierungAutomatización documental
Amparo Iglesias Gordillo
Software, Data & AI Engineer with 10+ years in banks, public sector and large corporations — now applying the same rigor to veterinary clinics. Based in Düsseldorf. Software-, Daten- & KI-Ingenieurin mit 10+ Jahren Erfahrung in Banken, öffentlichem Sektor und Großkonzernen — jetzt mit derselben Sorgfalt für Tierarztpraxen. Sitz in Düsseldorf. Ingeniera de Software, Datos e IA con 10+ años en banca, sector público y grandes corporaciones — ahora con el mismo rigor para clínicas veterinarias. Düsseldorf.
Questions from vet practice owners Fragen von Tierarztpraxis-Inhabern Preguntas de propietarios de clínicas veterinarias
Does my clinic need to change its existing software (Veterian, ClinicCloud, etc.)? Muss meine Praxis ihre bestehende Software (Veterian, ClinicCloud etc.) ändern? ¿Mi clínica necesita cambiar su software existente (Veterian, ClinicCloud, etc.)?
No. VetFlow AI™ integrates with your existing practice management software. We connect to it — we don't replace it. Nein. VetFlow AI™ integriert sich mit Ihrer bestehenden Praxisverwaltungssoftware. Wir verbinden uns damit — wir ersetzen es nicht. No. VetFlow AI™ se integra con tu software de gestión de clínica existente. Nos conectamos a él — no lo reemplazamos.
We already have a WhatsApp number. Can we keep it? Wir haben bereits eine WhatsApp-Nummer. Können wir sie behalten? Ya tenemos un número de WhatsApp. ¿Podemos conservarlo?
We recommend using a separate dedicated number for the automated system. Keeping your existing clinic number free for direct, manual communication gives your team full control — and protects your clients' experience if any technical issue ever arises. Your original number stays intact and available for the cases where someone on the team needs to handle things personally. Wir empfehlen, eine separate dedizierte Nummer für das automatisierte System zu verwenden. Wenn Sie Ihre bestehende Praxisnummer für direkte, manuelle Kommunikation freihalten, behält Ihr Team die volle Kontrolle — und schützt das Erlebnis Ihrer Kunden, falls jemals ein technisches Problem auftreten sollte. Ihre ursprüngliche Nummer bleibt intakt und verfügbar für die Fälle, in denen jemand im Team Dinge persönlich abwickeln möchte. Recomendamos usar un número dedicado separado para el sistema automatizado. Mantener tu número actual de la clínica libre para la comunicación directa y manual le da a tu equipo control total — y protege la experiencia de tus clientes si alguna vez surgiera un problema técnico. Tu número original queda intacto y disponible para los casos en que alguien del equipo necesite gestionar algo de forma manual.
What happens after Go Live if something breaks? Was passiert nach dem Go Live, wenn etwas kaputt geht? ¿Qué pasa después del Go Live si algo falla?
You receive full documentation and your team is trained to handle basic issues. For ongoing support, a monthly maintenance retainer is available. If you prefer to manage independently, everything is documented so any developer can pick it up. Sie erhalten vollständige Dokumentation und Ihr Team wird für grundlegende Probleme geschult. Für laufenden Support ist ein monatlicher Wartungsretainer verfügbar. Wenn Sie lieber selbstständig verwalten möchten, ist alles dokumentiert. Recibes documentación completa y tu equipo está formado para manejar problemas básicos. Para soporte continuo, hay un retainer de mantenimiento mensual disponible. Si prefieres gestionarlo independientemente, todo está documentado.
What happens if I stop paying the monthly fee?Was passiert, wenn ich die monatliche Gebühr nicht mehr zahle?¿Qué pasa si dejo de pagar la cuota mensual?
Nothing dramatic — the system is yours. The first-year fee covers hosting, monitoring, updates and support. From the second year you can renew it (and we keep operating and improving the system for you) or not renew it: in that case the system keeps running on its last version and you take over the infrastructure costs, such as the server and the WhatsApp API. We help you with the transition.Nichts Dramatisches — das System gehört Ihnen. Die Gebühr des ersten Jahres deckt Hosting, Monitoring, Updates und Support. Ab dem zweiten Jahr können Sie sie verlängern (und wir betreiben und verbessern das System weiter für Sie) oder nicht verlängern: In diesem Fall läuft das System auf seiner letzten Version weiter und Sie übernehmen die Infrastrukturkosten, etwa den Server und die WhatsApp-API. Wir helfen Ihnen beim Übergang.Nada dramático — el sistema es tuyo. La cuota del primer año cubre hosting, monitoreo, actualizaciones y soporte. A partir del segundo año puedes renovarla (y seguimos operando y mejorando el sistema por ti) o no renovarla: en ese caso el sistema sigue funcionando en su última versión y tú asumes los costes de infraestructura, como el servidor y la API de WhatsApp. Te ayudamos con la transición.
What is the segmented campaigns expansion (M6)?Was ist die Erweiterung für segmentierte Kampagnen (M6)?¿Qué es la ampliación de campañas segmentadas (M6)?
An additional module for clients: automatic campaigns based on history — dental cleaning reminders, offers by pet type, reactivation of inactive clients. It activates from the second month, once your system already has history to segment with.Ein zusätzliches Modul für Kunden: automatische Kampagnen basierend auf dem Verlauf — Erinnerungen zur Zahnreinigung, Angebote nach Tierart, Reaktivierung inaktiver Kunden. Sie wird ab dem zweiten Monat aktiviert, sobald Ihr System bereits über einen Verlauf zum Segmentieren verfügt.Un módulo adicional para clientes: campañas automáticas según el historial — recordatorios de limpieza dental, ofertas por tipo de mascota, reactivación de clientes inactivos. Se activa a partir del segundo mes, cuando tu sistema ya tiene historial con el que segmentar.
Ready to eliminate no-shows and automate your clinic? Bereit, No-Shows zu eliminieren und Ihre Praxis zu automatisieren? ¿Listo para eliminar no-shows y automatizar tu clínica?
Book a free 30-minute call. We'll show you exactly how VetFlow AI™ works for your specific clinic. Buchen Sie einen kostenlosen 30-minütigen Anruf. Wir zeigen Ihnen genau, wie VetFlow AI™ für Ihre spezifische Praxis funktioniert. Reserva una llamada gratuita de 30 minutos. Te mostraremos exactamente cómo funciona VetFlow AI™ para tu clínica específica.
Powered by Neurohain · AI Consulting & Implementation · neurohain.com Powered by Neurohain · KI-Beratung & Implementierung · neurohain.com Powered by Neurohain · AI Consulting & Implementation · neurohain.com