VetFlow AI™ Powered by Neurohain · AI Consulting & Implementation
Termine per WhatsApp bestätigt. Impf-Erinnerungen. Automatische Besuchsberichte. Ihr Team, ohne die Routine.
VetFlow AI™ ist das Betriebssystem für Tierarztpraxen, das No-Shows reduziert, Follow-ups automatisiert und Ihr Team von sich wiederholenden Verwaltungsarbeiten befreit — ohne Ihre aktuelle Software zu ändern.
Unbestätigte Termine und No-Shows kosten Sie jede Woche
VetFlow AI · Live-Demo
Sehen Sie es laufen. Ohne E-Mail, ohne Termin.
Das echte System, das Terminerinnerungen über WhatsApp verschickt und die Antwort zurück in den Kalender schreibt. Aufgezeichnet, kein Mock-up.
Sie möchten es mit Ihrem eigenen Kalender sehen? 30 kostenlose Minuten buchen.
Wer es entwickelt
Amparo Iglesias Gordillo
Software-, Daten- & KI-Ingenieurin mit über 10 Jahren Erfahrung in Bankwesen, öffentlichem Sektor und IT-Beratung — jetzt mit derselben Sorgfalt für Tierarztpraxen. Sitz in Düsseldorf. Neurohain ist ein Ein-Personen-Unternehmen: Sie sprechen vom ersten Gespräch an direkt mit ihr.
„[…] verfügt sie über ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit und genoss unser absolutes Vertrauen.“
Referenzen
Nicht wir sagen das: Amparos Arbeitgeber haben es geschrieben
Wörtliche Auszüge aus ihren Arbeitszeugnissen und Empfehlungsschreiben.
„Ihre Arbeitsergebnisse waren stets von bester Qualität und großem Nutzen für das Unternehmen. Die von ihr gezeigten Leistungen waren stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“
Bank · Deutschland
„Aufgrund ihrer stets freundlichen und ausgeglichenen Art wurde sie allseits sehr geschätzt. Sie förderte stets aktiv die gute Zusammenarbeit und Teamatmosphäre.“
Technologie · Deutschland
„Sie wäre ein Gewinn für jeden Arbeitgeber, und ich empfehle sie für jedes Vorhaben, das sie sich vornimmt.“
IT-Beratung · Montevideo, Uruguay · aus dem Englischen übersetzt
Das Problem
Die echten Kosten des manuellen Betriebs.
Was Ihre Praxis gerade kostet — ohne Automatisierung.
Häufige Herausforderungen in Tierarztpraxen
Erkennen Sie diese?
- Unbestätigte Termine und No-Shows ≈ 2.600 €/Monat an nicht realisiertem Umsatz (Schätzung bei 80 Terminen pro Woche, 15 % No-Shows und 50 € pro Termin)
- Manuelles Follow-up nach der Beratung Kunden, die nicht zurückkommen
- Leads auf WhatsApp ohne schnelle Antwort Jede Woche verpasste Chancen
Das System
5 Module. Ein komplettes System. Und eine Erweiterung, wenn Sie bereit sind.
- M1
Automatische Terminverwaltung
Automatische Bestätigungen bei der Buchung. WhatsApp-Erinnerungen 24h und 2h vorher. Automatische Umplanung, wenn der Kunde nicht kann. Synchronisiert mit Google Calendar.
- M2
Präventive Gesundheitserinnerungen
Nach der Registrierung des Besuchs berechnet das System die nächste Impfung, Entwurmung oder Kontrolle und sendet automatische Erinnerungen. Eine zweite Erinnerung wird gesendet, wenn keine Antwort erfolgt.
- M3
Follow-up nach der Beratung
Automatische Nachricht am nächsten Tag. Strukturierte Follow-up-Fragen. Wenn Risiko-Schlüsselwörter erkannt werden — sofortige Benachrichtigung des Teams. Vollständiges Protokoll im CRM.
- M4
Lead-Verwaltung und -Qualifizierung
WhatsApp-, Instagram- oder Web-Anfrage — Lead automatisch erstellt. Erste Antwort basierend auf Schlüsselwörtern. Buchungslink gesendet. Im CRM gespeichert.
- M5
Dokumentenautomatisierung
Automatische Generierung von Besuchsberichten. Erstellung und Versendung von Einwilligungsformularen vor der Operation. Archivierung von Fotos und Dokumenten nach Haustier und Kunde in Google Drive.
- M6
Erweiterung · Für Kunden
Segmentierte Marketingkampagnen
Automatische Nachrichten basierend auf dem Verlauf: Erinnerungen zur Zahnreinigung, Angebote nach Tierart, monatlicher Gesundheitsnewsletter, Kampagnen für ausstehende Behandlungen. Kundenreaktivierung ohne manuelle Arbeit.
Verfügbar ab Monat 2, sobald Ihr System läuft und Ihre Kundenhistorie die Kampagnen speist.
Vergleich
VetFlow AI™ vs. generische Software
Generische Veterinärsoftware
- Keine WhatsApp-Automatisierung
- Keine KI — nur manuelle Bestätigung
- Keine Lead-Qualifizierung
- Ihre Daten liegen auf deren Servern, nicht auf Ihren
- Generisch — nicht an Ihre Praxis angepasst
VetFlow AI™ — Powered by Neurohain
- Vollständige WhatsApp Business API Automatisierung
- Auf Ihre Praxis eingerichtet, mit Risiko-Alarm ans Team
- Lead-Qualifizierung + Sofortantwort
- Läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur — Ihr Server, Ihre Konten, Ihre Daten
- Für den genauen Workflow Ihrer Praxis entwickelt
Der Ablauf
Wie es funktioniert — 3 Schritte
-
1
Discovery Call (30 Min)
Wir verstehen den aktuellen Prozess, die Schmerzpunkte und Ziele Ihrer Praxis. Sie verstehen genau, was VetFlow AI™ für Sie tun wird.
-
2
System aufgebaut
Wir kartieren Ihren Workflow, bauen die 5 Automatisierungssysteme, verbinden WhatsApp + Google Kalender, testen alles und schulen Ihr Team.
-
3
Go Live 🚀
System live: WhatsApp-Bestätigungen laufen, Ihr Team ist geschult. Ab jetzt messen wir Ihre No-Shows und vergleichen sie mit den Werten vor dem Go Live.
Investition
Transparente Preise — wählen Sie das Paket, das zu Ihrer Praxis passt.
Einmaliger Entwurf & Setup + monatliche Gebühr für Monitoring, Anpassungen und Priority-Support. Ihr Server und Ihre WhatsApp Business API laufen auf Ihren Namen und werden von Ihren eigenen Anbietern abgerechnet. Alles läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur, und wir halten es passend, wenn sich Ihre Praxis verändert.
Pack Base · M1 + M2 + M3
ab 2.000 € Setup
+ ab 200 €/Monat
- ✓ M1 · Smarte Terminverwaltung
- ✓ M2 · Vorsorge-Erinnerungen
- ✓ M3 · Nachsorge-Follow-up
Pack Full · M1 → M5
ab 3.000 € Setup
+ ab 350 €/Monat
- ✓ M1 + M2 + M3 (Base)
- ✓ M4 · Lead-Qualifizierung & Antwort
- ✓ M5 · Dokumentautomatisierung
50 % bei Vertragsabschluss + 50 % am Go Live · 15 % Rabatt bei Jahreszahlung
- Nettopreise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer · Nur für Unternehmer, nicht für Verbraucher
- Mindestlaufzeit 12 Monate ab Go Live; danach drei Monate Kündigungsfrist zum Monatsende
- Separat, auf Ihren Namen und von Ihren eigenen Anbietern abgerechnet: Server, Nachrichtengebühren der WhatsApp Business API, Nutzung des KI-Anbieters und Domains
- Alle Bedingungen: AGB · Vereinbarungen im unterzeichneten Angebot gehen vor
Garantiert live — oder Sie zahlen den Rest nicht.
Wenn Ihr System nicht live und wie versprochen funktioniert, zahlen Sie die zweite Rate nicht. Das ist unser Engagement.
Vor der Entscheidung
Fragen von Tierarztpraxis-Inhabern
Muss meine Praxis die Software wechseln, die sie bereits nutzt?
Nein. VetFlow AI™ integriert sich mit Ihrer bestehenden Praxisverwaltungssoftware. Wir verbinden uns damit — wir ersetzen es nicht.
Wir haben bereits eine WhatsApp-Nummer. Können wir sie behalten?
Wir empfehlen, eine separate dedizierte Nummer für das automatisierte System zu verwenden. Wenn Sie Ihre bestehende Praxisnummer für direkte, manuelle Kommunikation freihalten, behält Ihr Team die volle Kontrolle — und schützt das Erlebnis Ihrer Kunden, falls jemals ein technisches Problem auftreten sollte. Ihre ursprüngliche Nummer bleibt intakt und verfügbar für die Fälle, in denen jemand im Team Dinge persönlich abwickeln möchte.
Was passiert nach dem Go Live, wenn etwas kaputt geht?
Das System wird von uns überwacht: die monatliche Gebühr deckt die vorrangige Störungsbehebung. Fällt etwas aus, erkennen und beheben wir es — Sie müssen kein Ticket öffnen und niemanden suchen, der das System versteht. Ihr Team wird für den täglichen Gebrauch geschult und erhält eine vollständige Dokumentation.
Was passiert, wenn ich die monatliche Gebühr nicht mehr zahle?
Der Betrieb endet. Die monatliche Gebühr ist das, was das System am Laufen hält: Monitoring und die Anpassungen, mit denen es zu Ihrem tatsächlichen Praxisablauf passt. Ihr Server und Ihre WhatsApp Business API liegen außerhalb der Gebühr — sie laufen auf Ihren Namen und werden von Ihren eigenen Anbietern abgerechnet; wir betreiben sie für Sie, wir verkaufen sie nicht weiter. Die Gebühr ist kein optionaler Zusatz zu einem gekauften Produkt — sie ist die Leistung selbst. Wenn Sie kündigen, unterstützen wir Sie beim Ausstieg und beim Export Ihrer Daten, und Ihre Meta- und Google-Konten bleiben Ihre, denn das waren sie immer. Nach den Standardbedingungen gilt eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten ab Go Live; danach kann jede Seite mit drei Monaten Frist zum Monatsende kündigen, in Textform (eine E-Mail genügt).
Was gehört mir – und was passiert, wenn ich kündige?
- Immer Ihres: Ihre Daten und die Ihrer Kunden, Ihre Konten und Zugangsdaten (Server, Domain, Meta Business, Google) und die Inhalte, die Sie bereitstellen.
- Bei Neurohain: Software, Workflows, Prompts, Konfigurationen und Vorlagen. Während der Vertragslaufzeit haben Sie ein Nutzungsrecht für Ihre Praxis; Eigentum oder eine unbefristete Lizenz wird nicht übertragen.
- Nach Vertragsende: Neurohain stellt den Betrieb ein, das Nutzungsrecht endet und unser Zugang wird entzogen. Wir unterstützen Sie beim Export Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.
Alle Bedingungen für Unternehmer: AGB, Ziffern 4, 5 und 8. Vereinbarungen im unterzeichneten Angebot gehen vor.
Was ist die Erweiterung für segmentierte Kampagnen (M6)?
Ein zusätzliches Modul für Kunden: automatische Kampagnen basierend auf dem Verlauf — Erinnerungen zur Zahnreinigung, Angebote nach Tierart, Reaktivierung inaktiver Kunden. Sie wird ab dem zweiten Monat aktiviert, sobald Ihr System bereits über einen Verlauf zum Segmentieren verfügt.
Zum Nachlesen
KI-Terminautomatisierung für Tierarztpraxen: No-Shows senken
Was ein No-Show in einem Rechenbeispiel kostet, wie der Erinnerungsablauf Schritt für Schritt funktioniert und für welche Praxen er sich nicht eignet. Mit Quellenangaben.
Nächster Schritt
Bereit, No-Shows zu reduzieren und Ihre Praxis zu automatisieren?
Buchen Sie einen kostenlosen 30-minütigen Anruf. Wir zeigen Ihnen genau, wie VetFlow AI™ für Ihre spezifische Praxis funktioniert.
Powered by Neurohain · KI-Beratung & Implementierung · neurohain.com